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Die Vorteile eines Digital Asset Management Systems gegenüber einem klassischen File Storage

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Die Welt der digitalen Datenverwaltung ist voll von Akronymen: DAM, CMS, ERP, PIM, W2P, API, usw., usf. Hinter jedem Begriff steht eine eigene Informationswelt. Dies kann für Einsteigende und Fachfremde schnell einschüchternd und abschreckend wirken. In diesem Beitrag möchten wir Ihnen die wichtigsten Informationen und Funktionen rund um die Verwaltung digitaler Inhalte vermitteln und aufzeigen, welche Vorteile ein Digital Asset Management System gegenüber einem klassischen File Storage für Ihre bestehende Systemlandschaft bieten kann.

Was ist Digital Asset Management?

Die Abkürzung DAM steht für Digital Asset Management. Die Teile Digital und Management können über ihre Übersetzung schnell erschlossen werden, bei den für DAM Systeme so wichtigen Assets ist dies jedoch schon schwerer. Assets bezeichnen wirtschaftliches Vermögen, Anlagevermögen oder die Kernkompetenz eines Unternehmens. Dennoch sind DAM Lösungen nicht vorrangig im Wirtschaftssektor verankert. Denn auch der (Medien-)Inhalt im Content-Management wird als Asset bezeichnet. Da eigene Mediadaten immer einen gewissen Wert darstellen spricht man in diesem Zusammenhang von Kapital, also von Assets. Je besser die Verwendung und Wiederverwendung dieses Kapitals organisiert ist, desto höher kann der ROI (return on investment) für die eigenen Mediadaten gestaltet werden. Dies ist einer der Gründe, warum sich Unternehmen entscheiden, ihre Systemlandschaft um eine DAM Lösung zu erweitern.

File Storage oder DAM: Wo sind die Unterschiede?

Die beiden Systeme dienen unterschiedlichen Zwecken. Das klassische File Storage ist eine Art der Speicherung von Daten. Anhand einer hierarchischen Struktur werden Daten in Dateien und Verzeichnissen abgelegt. Ein DAM organisiert Inhalte zentralisiert und meist webbasiert in Form von Mediendaten. Das DAM verwaltet nicht nur Assets, sondern auch zu diesen Assets gehörende Metadaten. Metadaten sind fundamental für die Organisations- und Verwaltungsfunktionen eines DAM Systems. Sie werden häufig als „Daten über Daten“ bezeichnet und können technischer oder kontextueller Natur sein. In der Fotografie sind klassische technische Metadaten etwa die Brennweite oder der ISO-Wert die bei der Aufnahme des Fotos eingestellt sind. Ein File Storage schränkt beim Austausch von Daten Controlling-, Monitoring-, Berechtigungs- und Adaptierungsmöglichkeiten sowie die Nutzung von Metadaten stark ein.

Bei einem simplen File Storage steht der Benutzende im Mittelpunkt, während ein DAM das Asset in den Mittelpunkt rückt. Das File Storage besteht aus Ordnerstrukturen, die die Benutzenden erstellen, verstehen und verwalten müssen. Das DAM organisiert Assets mithilfe von zusätzlichen Daten und unterstützt die User bei der Suche nach einzelnen bzw. einer definierten Menge von Assets. Die Unterschiede zwischen File Storage und DAM liegen also in der konzeptionellen Ausrichtung, dem Funktionsumfang und der Nutzung von Metadaten. Das File Storage kann als Teilfunktion eines DAM angesehen werden. Ein DAM umfasst aber zahlreiche weiterführende Funktionen.

Von der Suche bis zur Bildbearbeitung: Die Funktionen eines DAM

Eine der prominentesten Funktion von DAM Lösungen ist die ausgeprägte Suchfunktion. Anhand von Metadaten erlauben DAM Lösungen unterschiedlichste Suchanfragen. Quelle, Autor, Bildeigenschaften (Auflösung, Farbraum, Darstellungen), Volltext, oder Datum und Rechte sind nur einige Beispiele für mögliche Suchanfragen. Die „Verschlagwortung“ der Dateien, also die Zuordnung von Metadaten zum Asset, ist hierbei ausschlaggebend für die Funktionalität der Suchfunktionen. Die Verschlagwortung von Bildern können DAM Lösungen auch schon automatisch ausführen. Auch Vorschaubilder der hinterlegten Daten kann das DAM automatisch erzeugen.

Zu den out-of-the-box Funktionen eines DAM gehört auch ein ausgeprägtes Rollen- und Rechtemanagement. Das DAM als zentraler Speicher für Mediendateien erlaubt es allen registrierten Nutzenden auf die Dateien zuzugreifen. Je nach Größe des Unternehmens greifen zahlreiche Nutzende auf die zentrale Medienablage zu. Administrations-, Zugriffs-, Lese- und Schreibzugriffe lassen sich hierbei elaboriert an Rollen knüpfen und den Mitarbeitenden zuschreiben, wodurch der Zugang zu einzelnen Assets oder Teilmengen an Assets individuell gesteuert werden kann. Auch Externe können so sicher und zugänglich mit Assets versorgt werden.

Neben dem Import gehört somit auch der Export zu den Grundfunktionen eines DAM. Der Download findet über den Browser statt. Downloadlinks oder E-Mails mit Downloadlinks lassen sich ebenfalls über das DAM erzeugen. Zu den Bearbeitungsmöglichkeiten im DAM zählen Formatkonvertierung, Zuschnitt, das Einfügen von Wasserzeichen oder auch das Freistellen anhand von Freistellungspfaden. Diese können vor dem Download schnell durchgeführt und als Preset gespeichert werden. Duplikate werden vermieden, da Änderungen in Form von nutzbaren Versionen abgespeichert werden.

Zu weiteren Funktionen von DAMs zählen Workflow- und Task-Engines. Ein DAM automatisiert Prozesse und sorgt dafür, dass Nutzende auf Dateien schnell und treffsicher zugreifen können.

APIs und Schnittstellen: Kommunikation ist alles

Ein DAM hat Schnittstellen mit anderen systemrelevanten Programmen und kann Daten bzw. Informationen mit diesen teilen und von diesen erhalten. Möglich machen das APIs. Wieder ein Akronym. Application Programming Interface, kurz API, nennt man Programmierschnittstellen, die zur Anbindung von Programmen aneinander verwendet werden. APIs kann man sich gut als Kellner vorstellen, die Informationen vom Gast zur Küche, also von einem Programm zu einem anderen, transportieren. Die Anbindungsmöglichkeiten an Drittsysteme erweitert das Funktionsportfolio von DAM Lösungen und macht es zu einer produktiven Ergänzung zu Systemlandschaften in unterschiedlichsten Wirtschaftsbereichen.

DAM, ERP, PIM, CMS: Was ist was?

Ein DAM ist auch von anderen informationsverwaltenden Systemen abzugrenzen. DAM und PIM beispielsweise verwalten unterschiedliche Objekte. Während ein DAM Media Assets und Dokumente verwaltet, beinhaltet ein Product Information Management (PIM) System strukturierte Produktinformationen. Ein Content-Management-System (CMS) dient vornehmlich der gemeinschaftlichen Erstellung, Bearbeitung, Organisation und Publikation von digitalen Inhalten (Content) auf Websites, Shops, oder Blogs. CMS besitzen zwar auch eine interne Medienbibliothek, diese haben jedoch nicht den Funktionsumfang eines DAM. Enterprise-Resource-Planning (ERP) Programme sollen einen möglichst effizienten betrieblichen Wertschöpfungsprozess und stetig optimierte Steuerungen von unternehmerischen und betrieblichen Abläufen steuern und verwalten. Je nach Wirtschaftszweig und Unternehmensgröße skalieren auch ERP Programme in ihrem Funktionsumfang, sie sollen jedoch immer weitgehend alle Geschäftsprozesse abbilden. Zeitgemäße DAM Lösungen können an all diese und weitere Programme (z.B. Adobe Suite, MS Office) angedockt werden.

Gerd Glaser ist Head of Sales & Marketing bei der Pixelboxx.

Out of the Pixelboxx: 5 Fragen an Head of Sales & Marketing Gerd Glaser

Was macht Digital Asset Management so wertvoll für Unternehmen?

Dass sind zuerst einmal die zusätzlichen Informationen, die ich am Asset habe. Das betrifft zum einen die Rechteverwaltung von Assets. Also wo darf ich das Asset publishen und wo nicht, oder auch die Frage danach in welchem Kanal ich es wie publishen darf. Diese Informationen werden am Asset gespeichert. Dazu kommt dann die Sicht auf ein Asset was die technischen Daten betrifft. Wenn ich beispielsweise ein Bild drucken möchte, wie groß kann ich es bei einer guten Qualität drucken. Wenn ich ein Bild skalieren möchte, wie weit darf ich es skalieren damit noch eine gute Qualität erzielt wird. Außerdem die ganzen textlichen Informationen die an einem Asset hängen können. Das sind einerseits Produktinformationen, das können aber andererseits auch marketingrelevante Texte sein. Das heißt im Endeffekt habe ich einen Datensatz, der nicht nur ein Bild beinhaltet, sondern sämtliche rechtlichen Komponenten, sämtliche produktrelevanten Komponenten und sämtliche marketingrelevanten Komponenten zu diesem Asset. Das erziele ich in einem Storage im Leben nicht.

Für welche Unternehmen, Unternehmensbereiche und Branchen ist DAM interessant?

DAM ist vollkommen branchenunabhängig. Im Endeffekt hat jede Branche irgendetwas mit digitalen Assets zu tun. Ein digitales Asset ist ja nicht nur ein Bild, Video oder Audio-File. Es kann genauso gut ein kreatives File aus Adobe-Produkten sein. Wenn es eine Excel-Tabelle, ein Word-Dokument, eine PowerPoint-Präsentation oder eine PowerPoint-Vorlage, die ich meinem Vertrieb bereitstelle, kann es genauso gut ein wertvolles Asset für Unternehmen sein. Selbst wenn ich mich mit dem öffentlichen Bereich auseinandersetze, welcher vielleicht nicht unbedingt in erster Linie an eine Bilddatenbank denkt, muss dort trotzdem Presse- und Öffentlichkeitsarbeit betrieben werden. Auch dafür ist es super relevant. Das gilt auch für alle die mit Agenturen zusammenarbeiten.

Wie unterscheiden sich SaaS (Software as a Service) und on-premise Lösungen?

Also bei einer SaaS-Lösung ist es ja inzwischen schon möglich, dass man verschiedene Services in einem SaaS-Umfeld buchen kann, woraus sich dann eine Pay-Per-Use Abrechnung entwickelt. Das heißt ich muss ein Feature nicht durchgehend bezahlen, sondern nur, sofern ich es benötige. Das funktioniert bei einer on-premise natürlich nicht, dafür müsste es dann schon wieder eine Hybrid-Lösung sein. On-premise Lösungen sind dann relevant, wenn hohe Sicherheitsansprüche gestellt werden, also wenn sicherheitsrelevante Dokumente hinterlegt sind.

Was sollte nach der Einführung anders, besser, oder schneller sein?

Das sind einfach strukturierte Arbeitsweisen, die sich automatisiert aus so einem DAM-Umfeld entwickeln. Das heißt ich habe vorgegebene Begriffe, ich habe vorgegebene Workflows, ich habe Schlagworte, die vordefiniert sind und es ist sehr einfach dann schnell bei einer Suche zum Ergebnis zu kommen. Und natürlich die Assets allen bereitzustellen.

Wie merken das Mitarbeiter*innen konkret?

Durch eine enorme Zeitersparnis. Er muss nicht mehr auf Termine achten, sondern er wird generell benachrichtigt, wenn irgendeine Aktion ausgeführt werden muss. Wenn beispielsweise eine Agentur oder ein Fotograf neue Abbildungen liefert wird er automatisch benachrichtigt. Er kann diese reviewen, er kann sie nochmal zur Korrektur schicken, er kann sie nacharbeiten lassen, ohne viel zu telefonieren oder E-Mails zu schreiben. Er muss auch nicht immer wieder die Datei anhängen oder annotieren, sondern das ist alles im DAM-System integriert. Und das spart natürlich erheblich Zeit und Ressourcen.

Sieg nach Punkten: Vorteile des DAM gegenüber File Storage

Digital Asset Management

File Storage

  • Asset im Mittelpunkt
  • Zentralisiert
  • Web-basiert
  • Metadaten
  • Suchfunktionen
  • Verschlagwortung
  • Sicheres Teilen, Download, Upload
  • Ausgeprägtes Rechte- und Rollenmanagement
  • Bearbeitungsmöglichkeiten
  • Versionierung
  • Workflow- und Task-Engine
  • APIs (Schnittstellen)
  • User im Mittelpunkt
  • Dezentral
  • Anfällig für Dubletten

Der Einstieg in die Welt des Digital Asset Management kann aus theoretischer Sicht einschüchtern. Viele unterschiedliche Begrifflichkeiten, Systeme und Funktionsweisen, die Abkehr von der bekannten Ordnerstruktur und initiale Investitionen lassen Interessierte zögern. Aus praktischer Sicht läuft der Umstieg jedoch denkbar einfach ab: Ihr DAM-Anbieter richtet das System ein, die Daten werden importiert und aufbereitet, auf Wunsch werden Schnittstellen zu Drittprogrammen freigeschaltet und schon profitieren alle Beteiligten von den Funktionen einer professionellen Datenverwaltung. Viele Unternehmen nutzen DAM-Systeme bereits erfolgreich.