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Digital Asset Management: Wie effizient ist Ihr Umgang mit Medieninhalten? 

Bilder, Videos, Präsentationen, Design-Files oder PDF-Dokumente sind allgegenwärtig in der Unternehmenskommunikation. Was ist nun aber das Besondere an Unternehmen und Organisationen, die Medieninhalte erfolgreich und effizient einsetzen? Und was macht Content zu digitalen Assets?

Die Antwort liegt darin, Media Content als wertschöpfendes Element zu verstehen und mit zugehörigen Methoden und Prozessen zu versehen. Denn Bilder und Videos, die in der Regel teuer produziert wurden, sind nicht einfach nur digitale Dateien. Es sind Inhalte, die wertvoll für die Unternehmenskommunikation sind. Das zentrale und medienneutrale Verwalten von digitalen Assets ist die Basis für die optimale Gestaltung von Prozessen und Workflows. Werden Medieninhalte prozessorientiert integriert und mehrfach verwendet, steigt der Return on Investment von Media Assets erheblich.

Wie lassen sich Entwicklungsgrade im Digital Asset Management bestimmen und kontinuierlich verbessern? Es gibt übertragbare Modelle, die ein Idealbild davon zeichnen, wie eine Organisation oder ein Unternehmen den Umgang mit digitalen Medieninhalten steuert. Auch Pixelboxx hat ein Konzept entwickelt, das den Weg hin zu diesem Idealzustand beschreibt. Die folgenden Abschnitte zeigen auf, welche Entwicklungslevel Pixelboxx unterscheidet und welche Dimensionen im Handling von medialen Inhalten entscheidend sind.

5 Level auf dem Weg zum Digital Asset Management

Level 1: Unaware – Instinktiv

Eine Organisation, die sich auf dem ersten Level befindet, hat sich noch nicht mit Methoden des Digital Asset Managements beschäftigt. Die Gründe dafür können ganz unterschiedlich sein. Einerseits lassen Organisationen die praktische Arbeit mit den digitalen Medien von Dienstleistern, wie beispielsweise Werbe- oder Kommunikationsagenturen erledigen. Andererseits ist es oft so, dass man den aktuellen Zustand in der Organisation als ausreichend bewertet. Der Organisation oder dem Unternehmen ist typischerweise nicht bewusst, welche Herausforderungen es zu meistern gilt und welche Potentiale vorhanden sind. Wer das Problem nicht erkennt, sucht natürlich nicht nach Lösungen.

Level 2: Discovery – Entdecken

Das zweite Level beschreibt eine Phase des Entdeckens. Wo auf Level 1 noch das Bewusstsein gefehlt hat, dass man verschiedene Prozesse rund um digitale Medien effizienter organisieren kann, wurde jetzt die Notwendigkeit des Handelns erkannt. Organisationen auf Level 2 machen sich konkret Gedanken, bei welchen Aufgaben und Prozessen Optimierungen möglich sind. Hat man diese Potentiale aufgedeckt, wird evaluiert, ob es Tools, z. B. Software gibt, mit denen man sie ausschöpfen kann. Auf diesem Reifegrad sucht und entdeckt die Organisation vereinzelte Lösungen für praktische Herausforderungen oder verwendet Medienorganisationsfunktionen in verschiedenen und verteilten Lösungen.

Level 3: Transition – Übergang

Auf dem vorherigen Reifegrad wurden Werkzeuge und Lösungen für ganz bestimmte Probleme identifiziert. Jetzt werden sie implementiert und in den praktischen Arbeitsalltag integriert. Während dieser Phase lernen die Anwender den praktischen Umgang mit einer DAM Lösung. Man kann nun im produktiven Einsatz Prozesse analysieren und Arbeitsabläufe mit Hilfe der neuen Tools planen, steuern und durchführen. Es ist wichtig in dieser Phase viel zu lernen. Das Wissen, das man hier generiert, ist die Basis für alle weiteren Optimierungen.

Level 4: Cultivate – Kultivieren

Mit den Erkenntnissen, die man im Reifegrad „Transition“ gesammelt hat, ist man nun in der Lage verschiedene Optimierungen vorzunehmen. Das bedeutet in erster Linie, dass Arbeitsabläufe besser geplant, gesteuert und kontrolliert werden. Außerdem werden Prozesse automatisiert. Um den Automatisierungsgrad so hoch wie möglich zu gestalten, ist es notwendig technische Schnittstellen zu anderen Systemen zu schaffen.

Um digitale Assets sinnvoll in die Kommunikationskette zu integrieren, bieten sich zum Beispiel Schnittstellen zu den folgenden Komponenten an:

  • Produktinformationsmanagement (PIM)
  • Content Management (CMS)
  • Customer Relationship Management (CRM)
  • Enterprise Resource Planning (ERP)
  • Marketing Resource Management (MRM)
  • Online-Shop/E-Commerce

Nur wenn Digital Asset Management technisch und operativ integriert wird, kann es sein volles Potential entfalten. Durch die tiefe Verwurzelung in der Systemlandschaft einer Organisation können die geplanten Prozesse und Abläufe auch gelebt und Erfolge gemessen werden.

Level 5: Strategic – Strategisch

Organisationen auf diesem Reifegrad haben eine vollständige strategische Integration des DAM Systems in alle betroffenen Unternehmensabläufe vollzogen. Sie führen kontinuierlich selbstständig oder unterstützt durch externe Experten Analysen, Bewertungen und Entwicklungen der Organisation und Ihrer Systeme aus. Die Prozesse und Werkzeuge sind somit aktuellen und künftigen Anforderungen gewachsen.

Charakteristisch für den fünften Reifegrad ist Kontinuität im Controlling und eine proaktive Herangehensweise. Eine Organisation kann ihn nicht ohne fortlaufendes Investment erhalten. Dies bedeutet zwar, dass sie ständig prüfen muss, ob ihr System und ihre Prozesse künftigen Aufgaben gewachsen sind. Dafür ist sie aber sehr agil und reaktionsschnell in der Anpassung an neue exogene Anforderungen. So stellen zum Beispiel neue Kommunikationsformen, Vertriebskanäle oder Technologien für diese Organisationen keine Bedrohung dar.

9 Dimensionen im Handling von medialen Inhalten

Die neun Dimensionen, die hier genannt werden, orientieren sich an der praktischen Arbeit mit Medieninhalten. Sie betrachten dabei aber nicht nur medienspezifische Aspekte. Der Umgang mit digitalen Media Assets wird nur dann tatsächlich effizient, wenn man auch organisatorische und strukturelle Faktoren mit einbezieht. Die Dimensionen sind nicht unabhängig voneinander zu betrachten, sondern sind Teil eines ganzheitlichen Bildes und eng miteinander vernetzt. Man kann sich in der Regel nicht in nur einer Dimension allein entwickeln. Der Blick muss weit sein und die Zusammenhänge müssen berücksichtigt werden.

Dimension 1: Media Content strukturieren – Datenablage

Es gibt viele Möglichkeiten wie Daten abgelegt werden. Nicht alle davon sind sinnvoll und einige verhindern, dass Daten mehrfach genutzt werden können. Die Ablage von Mediendateien innerhalb einer Organisation sollte strukturiert, einheitlich und strategisch erfolgen. Durch eine systematische Ablage wird der Grundstein für alle weiteren Arbeitsschritte gelegt, die mit den Medieninhalten geschehen. Ob und wie schnell eine Datei gefunden wird, ist maßgeblich dadurch vorbestimmt wie verfügbar die Datei ist. Wird eine Datei nicht gefunden, wird sie auch nicht verwendet. Ohne zentrale, strukturierte und geplante Datenablage ist niemand in der Lage Mediendateien effizient zu nutzen.

Dimension 2: Inhalte beschreiben – Metadaten

Eine strukturierte Ablage allein genügt nicht um sicherzustellen, dass Dateien gefunden und genutzt werden. Zusätzliche Informationen – sogenannte Metadaten – sind ebenso notwendig und beschreiben die Daten sowohl technisch als auch inhaltlich. Ein Anwender kann sich so einen Kontext über die Verwendbarkeit eines Bildes, Videos oder einer anderen Datei bilden, ohne sie vorher betrachtet zu haben. Bei der Suche nach einer Datei ist es vor allem wichtig, dass sie mit geeigneten und nachvollziehbaren Stichwörtern gekennzeichnet wird. Das wirkt sich zusätzlich positiv aus – sowohl auf die Auffindbarkeit als auch auf die Verwendbarkeit von Mediendateien. Erst durch gute Metadaten wird aus einer Datei ein Asset für die Organisation. Wer selbst schon stundenlang erfolglos nach Dateien gesucht hat, kennt die Frustration, die das verursacht und weiß wie wichtig methodische Hilfen bei der Suche sind. Eine zentrale und strukturierte Datenablage und eine genaue Beschreibung der Dateien sparen Zeit, Geld und Nerven.

Dimension 3: Ressourcen effektiv einsetzen – Dateien mehrfach nutzen

Das Erstellen einer Datei kostet Ressourcen, denn an der Kreation von guten Medieninhalten wirken viele Personen mit z. B. Kreativagenturen, Fotografen, Grafiker und Texter. Dieser kreative Prozess braucht Zeit. Die nötige Qualität, um sich gegen den Wettbewerb zu behaupten und aufzufallen, hat ihren Preis. Jede Organisation hat die Pflicht, diese Investition so gut wie möglich einzusetzen. Es empfiehlt sich also Mediendateien öfter als einmal zu verwenden. Wird ein Digital Asset Management System effektiv genutzt, unterstützt es genau diesen Prozess und kann beispielsweise die Umrechnung eines Assets für eine konkrete Nutzung automatisieren. Eine wirksame Strategie verlangt Planung und Kontrolle für die Mehrfachnutzung von Mediendateien. So maximiert man den Return on Investment der Media Assets und des DAM Systems.

Dimension 4: Die technische Basis – das System

Eine DAM Lösung ist die technische Grundlage, um die Vorteile höherer Reifegrade in den meisten Dimensionen zu erzielen. Welches System sich hier am besten eignet, hängt stark von den Bedürfnissen des Einzelnen ab.

  • Welche Arbeitsabläufe sollen mit dem DAM bewältigt werden?
  • Mit welchen Drittsystemen soll die Software verbunden sein?
  • Wie viele Media Assets werden verwendet?
  • Wie viele Varianten davon werden benötigt, um einen Kunden in allen Kanälen die gewünschte Customer Experience zu bieten?

Diese Liste lässt sich fortführen. Eine spezialisierte Lösung für Digital Asset Management lohnt sich mittelfristig für jede Organisation, die zur internen oder externen Kommunikation digitale Medieninhalte verwendet. Standardtechnologien und offene Schnittstellen sind ein Muss, um die DAM Lösung auch strategisch einsetzen zu können.

Dimension 5: Jeder bearbeitet und sieht nur, was er darf — Rechtemanagement

In vielen Organisationen werden auch Medien verwaltet, die nicht für jeden zugänglich sein sollen. Mit durchdachtem Zugriffrechtemanagement kann ein simpler Grundsatz umgesetzt werden. Er lautet: jeder Nutzer hat all die Medieninhalte verfügbar vorliegen, die er benötigt, um seinen Aufgaben nachzukommen. Jeder sieht eben nur das, was er auch sehen darf und jeder kann nur die Arbeitsabläufe mit einer Datei durchführen, zu denen er berechtigt ist. So wird vermieden, dass sensible Daten für Unberechtigte zugänglich oder verwendbar sind. Neben den Zugangsrechten sind auch Lizenz- und Verwendungsrechte ein Aspekt des Rechtemanagements. In einem spezialisierten DAM System werden diese Rechte für betroffene Assets direkt dokumentiert. Es gibt also keine Unklarheiten mehr, ob oder wo eine Datei verwendet werden darf. Die Konsequenz: Kosten für Lizenzstrafen werden vermieden.

Dimension 6: IT Infrastruktur

Eine dedizierte Infrastruktur – also Hardware, Netzwerk, etc. – sorgt für reibungslose Abläufe. Deshalb ist es notwendig, dass bei der Planung, Verwaltung und Entwicklung der Infrastruktur die Organisation als Ganzes betrachtet wird. So werden Insellösungen vermieden, die sich negativ auf die Kostenstruktur und die Vernetzung einzelner Systembausteine auswirken.

Dimension 7: Arbeitsabläufe standardisieren, um schnell und konstant Ergebnisse zu erzielen 

Abläufe müssen identifiziert, standardisiert und Automatisirungspotentiale erkannt werden. Standardisierte und automatisierte Arbeitsabläufe sind weniger fehleranfällig als manuelle. Das verbessert die Qualität der Ergebnisse deutlich. Die Ergebnisse sind einfach reproduzierbar. So bleibt die Qualität konstant auf diesem hohen Niveau. Automatisierte Arbeitsabläufe erhöhen zudem die Arbeitsgeschwindigkeit. Ergebnisse werden somit noch schneller produktiv genutzt. Vor allem die digitalen Kanäle verlangen eine sehr hohe Reaktionsfähigkeit und -geschwindigkeit.

Dimension 8: Steuerung und Kontrolle

Für Anwender entsteht Handlungssicherheit, wenn klar ist, wer was warum machen darf und wie es gemacht werden soll. Um Prozesse steuern zu können, müssen sie definiert und dokumentiert werden. Diese Dokumentation ist Informationsquelle für alle Mitarbeiter. Sie erleichtert es neuen Kollegen, sich relevante Abläufe schnell anzueignen und zu verstehen, warum bestimmte Regelungen gelten. Die Dokumentation ist aber auch notwendig, um kontrollieren zu können, ob die Abläufe eingehalten werden und zu erkennen, wann Abläufe angepasst werden müssen. Ohne in dieser Dimension eine gewisse Reife erlangt zu haben, ist es nicht möglich in vielen anderen Dimensionen Verbesserungen zu erzielen. Hier wird vielleicht am deutlichsten, wie eng die Dimensionen miteinander verwoben sind.

Dimension 9: Integration in die Systemlandschaft

Hierunter ist in erster Linie technische Integration zu verstehen. Daten und Informationen sollten in Echtzeit über Systemgrenzen hinweg verfügbar sein. Das ist Voraussetzung, um Abläufe zu automatisieren. Außerdem wird so sichergestellt, dass die Mediendatei, wie beispielsweise ein Produktbild nicht aus seinem Kontext der Produktinformation herausgelöst wird. Alle Informationen, die in einer Organisation vorliegen, sollen sinnvoll miteinander vernetzt genutzt werden können. Dazu ist ein gezielter Integrationsansatz nötig.

Situation analysieren, Maßnahmen einleiten, Medienmanagement optimieren

Jede Organisation, die digitale Medieninhalte nutzt, sollte verinnerlichen, dass diese Daten wertvolle Assets sind. Aus den Ergebnissen einer Evaluierung lassen sich einfach Maßnahmen ableiten, mit denen das Digital Asset Management optimiert werden kann. Pixelboxx bietet eine unkomplizierte Möglichkeit zu erkennen, wo die Methodik für den Umgang mit den Assets verbessert werden und wie ein effizienteres Level im Handling mit medialen Inhalten erreicht werden kann.