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Digital Asset Management: Wie effizient ist Ihr Umgang mit Medieninhalten? 

Bilder, Videos, Präsentationen, Design-Files oder PDF-Dokumente sind allgegenwärtig in der Unternehmenskommunikation. Was ist nun aber das Besondere an Unternehmen und Organisationen, die Medieninhalte erfolgreich und effizient einsetzen? Und was macht Content zu digitalen Assets?

Die Antwort liegt darin, Media Content als wertschöpfendes Element zu verstehen und mit zugehörigen Methoden und Prozessen zu versehen. Denn digitale Assets sind nicht einfach nur digitale Dateien. Es sind Content-Bestandteile, die nachhaltig wertvoll für die Unternehmenskommunikation sind. Das zentrale und medienneutrale Verwalten von digitalen Assets optimiert Prozesse und Workflows. Werden Medieninhalte prozessorientiert integriert und mehrfach verwendet, steigt der Return on Investment von Media Assets erheblich.

Wie lassen sich Entwicklungsgrade im Digital Asset Management bestimmen und kontinuierlich verbessern? Es gibt übertragbare Modelle, die ein Idealbild davon zeichnen, wie eine Organisation oder ein Unternehmen den Umgang mit digitalen Medieninhalten steuert. Auch Pixelboxx hat ein Konzept entwickelt, das den Weg hin zu diesem Idealzustand beschreibt. Die folgenden Abschnitte zeigen auf, welche Entwicklungslevel Pixelboxx unterscheidet und welche Dimensionen im Handling von medialen Inhalten mit entscheidend sind.

5 Level auf dem Weg zum Digital Asset Management

Level 1: Unaware – Instinktiv

Eine Organisation, die sich auf dem ersten Level befindet, hat sich noch nicht mit Methoden des Digital Asset Managements beschäftigt. Die Gründe dafür können ganz unterschiedlich sein. Einerseits lassen Organisationen die praktische Arbeit mit den digitalen Medien von Dienstleistern, wie beispielsweise Werbe- oder Kommunikationsagenturen erledigen. Andererseits ist es oft so, dass man den aktuellen Zustand in der Organisation als ausreichend bewertet. Der Organisation oder dem Unternehmen ist typischerweise nicht bewusst, welche Herausforderungen es zu meistern gilt und welche Potentiale vorhanden sind. Wer das Problem nicht erkennt, sucht natürlich nicht nach Lösungen.

Level 2: Discovery – Entdecken

Das zweite Level beschreibt eine Phase des Entdeckens. Wo auf Level 1 noch das Bewusstsein gefehlt hat, dass man verschiedene Prozesse rund um digitale Medien effizienter organisieren kann, wurde jetzt die Notwendigkeit des Handelns erkannt. Organisationen auf Level 2 machen sich konkret Gedanken, bei welchen Aufgaben und Prozessen Optimierungen möglich sind. Hat man diese Potentiale aufgedeckt, wird evaluiert, ob es Tools, z. B. Software gibt, mit denen man sie ausschöpfen kann. Auf diesem Reifegrad sucht und entdeckt die Organisation vereinzelte Lösungen für praktische Herausforderungen oder verwendet Medienorganisationsfunktionen in verschiedenen und verteilten Lösungen.

Level 3: Transition – Übergang

Auf dem vorherigen Reifegrad wurden Werkzeuge und Lösungen für ganz bestimmte Probleme identifiziert. Jetzt werden sie implementiert und in den praktischen Arbeitsalltag integriert. Während dieser Phase lernen die Anwender den praktischen Umgang mit einer DAM Lösung. Man kann nun im produktiven Einsatz Prozesse analysieren und Arbeitsabläufe mit Hilfe der neuen Tools planen, steuern und durchführen. Es ist wichtig in dieser Phase viel zu lernen. Das Wissen, das man hier generiert, ist die Basis für alle weiteren Optimierungen.

Level 4: Cultivate – Kultivieren

Mit den Erkenntnissen, die man im Reifegrad „Transition“ gesammelt hat, ist man nun in der Lage verschiedene Optimierungen vorzunehmen. Das bedeutet in erster Linie, dass Arbeitsabläufe besser geplant, gesteuert und kontrolliert werden. Außerdem werden Prozesse automatisiert. Um den Automatisierungsgrad so hoch wie möglich zu gestalten, ist es notwendig technische Schnittstellen zu anderen Systemen zu schaffen.

Um digitale Assets sinnvoll in die Kommunikationskette zu integrieren, bieten sich zum Beispiel Schnittstellen zu den folgenden Komponenten an:

  • Produktinformationsmanagement (PIM)
  • Content Management (CMS)
  • Customer Relationship Management (CRM)
  • Enterprise Resource Planning (ERP)
  • Marketing Resource Management (MRM)
  • Online-Shop/E-Commerce

Nur wenn Digital Asset Management technisch und operativ integriert wird, kann es sein volles Potential entfalten. Durch die tiefe Verwurzelung in der Systemlandschaft einer Organisation können die geplanten Prozesse und Abläufe auch gelebt und Erfolge gemessen werden.

Level 5: Strategic – Strategisch

Organisationen auf diesem Reifegrad haben eine vollständige strategische Integration des DAM Systems in alle betroffenen Unternehmensabläufe vollzogen. Sie führen kontinuierlich selbstständig oder unterstützt durch externe Experten Analysen, Bewertungen und Entwicklungen der Organisation und Ihrer Systeme aus. Die Prozesse und Werkzeuge sind somit aktuellen und künftigen Anforderungen gewachsen.

Charakteristisch für den fünften Reifegrad ist Kontinuität im Controlling und eine proaktive Herangehensweise. Eine Organisation kann ihn nicht ohne fortlaufendes Investment erhalten. Dies bedeutet zwar, dass sie ständig prüfen muss, ob ihr System und ihre Prozesse künftigen Aufgaben gewachsen sind. Dafür ist sie aber sehr agil und reaktionsschnell in der Anpassung an neue exogene Anforderungen. So stellen zum Beispiel neue Kommunikationsformen, Vertriebskanäle oder Technologien für diese Organisationen keine Bedrohung dar.

Für diese Einschätzung betrachten wir den praktischen Umgang mit Medieninhalten und analysieren die dazugehörigen Organisations- und Infrastrukturen. Eine nachhaltige Effizienzsteigerung von digitalen Assets kann nur durch eine ganzheitliche Herangehensweise geschaffen werden. Zu den Faktoren gehören:

  1. Strukturierung von Media Content
  2. Beschreibung von Inhalten durch Metadaten
  3. Einsatz von Ressourcen
  4. Technische Basis
  5. Rechtemanagement
  6. IT-Infrastruktur
  7. Automatisierungsgrad
  8. Definition von Prozessen
  9. Technische Integration

Mehr Informationen zu den einzelnen Dimensionen, die bei der Entwicklung eines hohen Reifegrads eine wichtige Rolle spielen, erfahren Sie in unserem nächsten Artikel.