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Media Content richtig ablegen und so den Einsatz erleichtern

Die Anzahl der digitalen Inhalte, insbesondere der Bilder wächst rasant. Gleichzeitig werden diese in der Unternehmenskommunikation, in Social Media und im E-Commerce immer wichtiger.

In Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern sollen sie sowohl intern als auch extern zur Verfügung stehen. Es reicht nicht mehr aus einen Mitarbeiter damit zu beauftragen, Bilder auf seiner Festplatte zu verwahren und bei Nachfrage heraus suchen zu lassen. Neben den Risiken der Aufbewahrung und des Zugriffs (zuständiger Mitarbeiter im Urlaub oder krank) kommt erschwerend hinzu, dass kaum jemand einen Überblick über die Gesamtheit des digitalen Media Content hat. Damit können wertvolle Ressourcen nicht optimal eingesetzt werden. Wenn man den Zugriff für viele ermöglicht bringt das neue Herausforderungen mit sich. Man möchte nicht, dass alle Benutzer alles sehen oder mit den Objekten alles machen dürfen. Eine Rechteverwaltung die festlegt wer hoch- oder herunterladen, freigeben oder ändern darf ist unabdingbar, wenn unterschiedliche Abteilungen oder externe Dienstleister am Arbeitsprozess beteiligt sind. Zur Lösung gibt es verschiedene Methoden. Dabei spielt es eine untergeordnete Rolle ob ein bestehendes System transformiert werden oder überhaupt eines eingeführt werden soll.

Ablage im Dateisystem – preiswert aber unflexibel

Daten werden nach einem vorgegebenen Schema auf einem Netzwerklaufwerk (das kann auch ein Arbeitsplatzrechner mit freigegebenem Ordner sein) gespeichert. Die Zugriffsrechte werden über das Dateisystem gesteuert. Viel hängt davon ab wie gut die Ordnerstruktur gewählt und eingehalten wird. Suchmöglichkeiten sind auf Dateinamen und Etiketten (Labels) – sofern das Betriebssystem (OS) das unterstützt – beschränkt. Eine detailliertere Suche ist nicht möglich. So ist der Benutzer darauf angewiesen, alle für eine Suche relevanten Informationen, über den Dateinamen zu finden. Für ein Bild mit einen Teller Spaghetti Bolognese mag das noch machbar sein (Teller Spaghetti rot weiß Nudelsauce Fleischsauce Bolognese Nudeln.jpg), bei Fotos von einer Veranstaltung mit mehreren Dutzend oder hunderten Teilnehmern sind die Möglichkeiten jedoch begrenzt.

Verwendung einer Foto Workflow Software

Wenn es sich primär um Bilder handelt kann man auch über die Einführung einer Foto Workflow Software (Lightroom, Aperture, Darktable etc.) nachdenken. Diese Lösungen bieten eine sehr gute Unterstützung bei allen Arbeitsschritten der Bearbeitung und eine Versionsverwaltung. Des weiteren kann man Bilder (und Filme) gut mit Keywords oder Stichworten versehen, einzelnen Projekten zuordnen und direkt an eine Bildbearbeitung übergeben. Auch werden einzelne Metadaten aus den Bildern und Filmen ausgelesen und anzeigbar gemacht. Sie sind jedoch nur schlecht über Programmschnittstellen steuerbar und nicht multi-user-fähig.

Ablage in der Datenbank

Datenbanken bieten vielfältige Möglichkeiten Daten zu speichern und wiederzufinden. Dabei ist jedoch zu beachten, dass sie in der Regel unkonfiguriert ausgeliefert werden. Es obliegt dem verantwortlichen Mitarbeiter hier die benötigten Tabellen und Abhängigkeiten zu beschreiben und zu implementieren. Die Einführung einer Datenbank erfordert viel Fachwissen über Datenbanken und die Assets (Bilder, Dokumente, Filme) die man damit verwalten will. Das startet bei Metadaten und endet bei einem Rechtekonzept. Auch muss man sich bei der Einführung Gedanken über eine Oberfläche machen. Viele Funktionen, wie zum Beispiel ein automatisierter Import, müssen extra von Softwareentwicklern programmiert werden. Dies treibt die Kosten für die Einführung in die Höhe, wenn die Spezifikationen bei Erteilung des Auftrags nicht vollständig waren.

Einführung eines Digital Asset Management (DAM) Systems

Die Einführung eines DAM-Systems beseitigt die Nachteile der vorigen Lösungen. Zunächst einmal bietet sie eine Mehrbenutzerfähigkeit in Kombination mit einem sehr feinkörnig gestaltbarem Rechtesystem. Dadurch können Rollen genau an die Bedürfnisse einzelner Abteilungen angepasst werden. Das eigentliche DAM-System läuft auf einem Server im Serverraum oder Rechenzentrum, wo es zentral gewartet wird und eine hohe Verfügbarkeit garantiert.

Über Erweiterungen ist es möglich, dass eine DAM-Lösung direkt mit Content-Management-Systemen (CMS) oder Produkt-Informations-Systemen (PIM) spricht. Damit kann das DAM-System über den Austausch automatisch generierter Nachrichten gesteuert werden. So lässt sich zum Beispiel die Auslieferung von Bildern an einen Web-Shop realisieren ohne dass diese erneut vorgehalten werden müssen.

Der Einsatz von Webtechnologien ermöglicht die Benutzung unabhängig vom OS. Dies ist insbesondere für die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern von Vorteil, da ein manueller Ex- und Importprozess durch den eigenen Mitarbeiter weg fällt. Der Dienstleister kann direkt an das DAM liefern. Durch eine automatische Generierung von Schlagworten beim Import von Assets sind viele Metainformationen, wie zum Beispiel Auflösung, Ersteller oder ähnliches, bereits vorhanden und die mit der Pflege betreuten Mitarbeiter brauchen nur ergänzende Informationen einzutragen (Fotoworkflow Software kann das auch, beschränkt sich aber in der Regel auf Bilder und Filme).

Fazit

Oft reicht zu Beginn für die Medienverwaltung eine simple Lösung. Mit steigender Zahl der Mitarbeitern, die eine immer größer werdende Menge an Mediendaten nutzen, stößt eine Organisation irgendwann an ihre Grenzen.

Sobald Themen wie Rechteverwaltung, hohe Verfügbarkeit, automatisierte Abläufe und ein komplexes Rechtesystem aktuell werden, kommt man an einer DAM Lösung nicht mehr vorbei. Lernen Sie hier mehr über die Vorteile einer strukturierten Datenablage.